Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Kalevalaiset ry

Y-tunnus 1820119-3

jyvaskylankalevalaiset@gmail.com                                                                                                                           

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa 

Minna Nykopp                                                                                                                                                              minna.e.nykopp@gmail.com                                                                                                                                        044 2700 885                                                                                                                                   

3. Rekisterin nimi

Jyväskylän Kalevalaiset ry:n jäsenrekisteri. Jäsenrekisteri on tallennettu Kalevalaisten Naisten Liitto Ry:n tarjoamaan FloMembers- jäsenrekisteriohjelmaan.

4. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella tai jäsensuhteen perusteella.

5. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenrekisteri

Jyväskylän Kalevalaiset yhdistyksen jäseniä ovat yhdistyksen sääntöjen mukaan hyväksytty jäseniksi.

Jäsenrekisteri koostuu yhdistyksen jäsenyyden ja yhdistyksen toimihenkilöiden välisen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Sähköinen jäsenviestintä
  • Analysointi ja tilastointi
  • Jäsenpalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Yhdistyksen websivujen palveluntarjoaja kerää yhdistyksen websivuilta tietoa automaattisesti käyttämällä evästeitä. Kerättyä tietoa käytetään sivujen käytön helpottamiseksi ja kävijätilaston muodostamiseen.

Jos et halua hyväksyä evästeitä, voit muuttaa selaimesi selainasetuksia. 

6. Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot
  • muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
  • evästeiden kautta kerättävä tieto

7. Jäsenrekisterin säännönmukaiset tietolähteet

  • rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
  • erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden, esimerkiksi osanottajaluettelot tilaisuuksissa, yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

8. Tietojen säilyttämisaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Jäsenen erottua jäsenyhdistyksestä, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja/tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän hallituksen jäsenet tai jäsenyhdistyksen hallituksen määräämät henkilöt voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

10. Tietojensiirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.

EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:

  • Suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköpostiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
  • Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.

11. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Kalevalaisten Naisten Liitolle Pirta-lehden ja muun liiton materiaalin postitusta (ml. sähköposti) varten
  • Kolmannelle osapuolelle yhdistyksen jäsentiedotteen/ jäsenlehden ja muun yhdistyksen materiaalin postitusta (ml. sähköposti) varten
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa tai että tutkimustarkoituksessa henkilötietoja ei julkaista.

12. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Ei ole käytössä

13. Evästeet ja selailun seuranta

Yhdistyksen websivujen palveluntarjoaja kerää käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

14. Mobiilisovellusten yksityisyydensuojaehdot 

Mobiilisovelluksiimme, jotka on saatettu käyttäjän saataville esimerkiksi Applen App Storen, Googlen Playn tai Microsoft Storen kautta, sovelletaan tämän tietosuojaselosteen lisäksi myös kyseisen palveluntarjoajan ehtoja. Lisäksi käyttäjän tulee hyväksyä sovelluksen omat käyttöehdot.

15. Sijaintitiedot

Käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja voidaan käyttää sijaintiperusteisten palveluiden tarjoamiseksi, kuten alueellisten sisältöjen tarjoamiseksi ja kohdennetun mainonnan esittämiseksi, edellyttäen, että käyttäjä on antanut sijaintitietojen hyödyntämiseen nimenomaisen suostumuksensa tai mikäli sijaintitiedot on tehty anonyymeiksi.

Sijaintitiedot määritetään käytettävissä olevien paikannusmenetelmien, kuten GPS:n ja WLAN-yhteyspisteiden ja matkapuhelinverkon tukiasemien sijaintien avulla. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista.

16. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Jäsenyhdistys

Jyväskylän Kalevalaiset ry

tai sähköpostitse osoitteeseen minna.e.nykopp(at)gmail.com

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa

Minna Nykopp

Wilhelm Schildtin katu 15 A 15

40740 Jyväskylä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse minna.e.nykopp(at)gmail.com

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse minna.e.nykopp(at)gmail.com

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän rekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse minna.e.nykopp(at)gmail.com

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse minna.e.nykopp(at)gmail.com

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Käyttäjä voi tarkistaa omat perustietonsa järjestelmästä.

Oikeus kieltää sähköinen jäsenviestintä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen jäsenviestintä jokaisen jäsenkirjeen lopussa olevan linkin kautta tai ilmoittamalla siitä sähköpostitse minna.e.nykopp(at)gmail.com

Evästeiden estäminen ja tyhjentäminen
Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Käyttäjä voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.

Suostumus sijaintitietojen käyttöön
Käyttäjä voi antaa suostumuksensa sijaintitietojen käyttöön päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista. Asetusten avulla käyttäjä voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. 

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

  • Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

18. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.